Postée il y a 1 jour
Missions principales :
Organisation de l’accueil du public
• Standard : accueil physique et téléphonique
• Transmission des informations aux différents interlocuteurs (internes) et filtrage des appels
• Accompagnement de l’administré dans les démarches administratives numériques et accomplissement des formalités (copies certifiées conformes (pour l’étranger), légalisation de signatures, recensement militaire, affichage et certificat, attestations d’accueil….
• Pass’associations
Planifications
• Suivi de la planification des réservations de salles en Mairie (Salle CM + salle des permanences) pour les événements et réunions :
Mise en place de la convivialité (café d’accueil…)
• Remise des clés pour location des salles aux associations et des véhicules mairie réservés et du vidéoprojecteur
• Coordination avec le service cérémonies et protocoles : Achat de cadeaux officiels, fleurs, médailles…
Secrétariat
• Gestion du courrier : réception, ouverture, enregistrement du courrier arrivé, gestion des courriels (boite accueil@), affranchissement du courrier départ
• Courriers (saisie, suivi, classement...)
• Référente archivage – suivi des registres en coordination avec le service intercommunal
• Suivi et traitement des conventions, baux, occupation du domaine public, partenariats extérieurs, (en lien avec la DGS)
Rédactions d’actes (convention, délibération, décisions du Maire)
Assurer le caractère exécutoire des actes concernés (contrôle de légalité)
Contrôler l’exécution des conventions (planification renouvellement, suivi des paiements…)
• Toutes tâches afférentes au secrétariat de mairie
Missions secondaires :
Etat civil - Cimetières – Elections (en l’absence/renfort du binôme)
Assurer la continuité du service : rédaction d’actes d’état civil
• Délivrance et transmission des copies et extraits d’actes d’état-civil
Rédaction d’acte relatif au cimetière, inhumation, crémation, fermeture de cercueil …
Inscription sur les listes électorales
• Assistance à l’organisation des scrutins électoraux
CCAS (en l’absence/renfort du binôme)
• Remise de formulaires (demande logements sociaux, téléassistance, aide au chauffage), courriers aux bénéficiaires de domiciliation, établissement des cartes Lila gratuit et à la demande, dossiers de téléassistance, d’aide au chauffage …)
• Assistance ponctuelle (inscription goûter des ainés, …)
Tenue des Conseils municipaux :
• En l’absence du titulaire : assurer l’organisation matérielle de la réunion
Connaissances :
Fonctionnement des services de la collectivité
Techniques d’accueil en collectivité (écoute, gestion des situations difficiles…)
Réglementation relative à l’Etat-Civil, cimetières, élections
Techniques et outils de communication
Techniques de secrétariat
Connaissances juridiques : gestion du domaine public, procédure de décisions des actes communaux…
Expérience savoir faire :
Utilisation de l’outil de bureautique, word, excel et logiciels métiers (berger levrault, gescim…)
Qualité d’écoute, d’adaptation aux publics
Savoir orienter la personne
Evaluer l’urgence de la demande
Discrétion et confidentialité
Savoir être
Sens relationnel
Réactivité
Aisance relationnelle
Sens de l’initiative
Soucieux de la bonne qualité du service rendu
Polyvalence
Capacité à anticiper
Rigueur
Caractéristiques particulières :
Travail sur écran
Participation scrutins électoraux
• Accueille, oriente, renseigne le public physiquement et téléphoniquement
• Assure des missions de secrétariat et de planification