Postée il y a 11 heures
Rattaché(e) au Responsable des Copropriétés, l'assistant(e) a la charge d'accompagner et d'assister dans la gestion administrative et organisationnelle des biens immobiliers en copropriété.
Les principales missions sont les suivantes :
Activités administratives :
. Assurer le suivi des dossiers administratifs des copropriétés,
. Traiter les courriers, mails et appels téléphoniques entrants et sortant,
. Préparer et organiser les assemblées générales et les réunions de copropriété,
. Préparer les convocations et dossiers pour la tenue des assemblées générales, et diffuser les procès-verbaux,
. Rédiger les comptes rendus de réunion et les diffuser aux copropriétaires,
. Assurer le suivi et la mise à jour, par l'intermédiaire de tableaux, des décisions d'assemblée générale,
. Rédiger les notes d'information, les courriers et mails du service,
. Assurer la mise à jour des dossiers et documents administratifs des copropriétés,
. Archiver et classer les documents en respectant les normes de sécurité et de confidentialité.
Activités financières :
. Effectuer le suivi des paiements des charges de copropriété et relancer les copropriétaires en cas de retard de paiement.
Activités relationnelles et commerciales :
. Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des copropriétaires pour toute question administrative ou technique,
. Répondre aux demandes et aux réclamations des copropriétaires dans les meilleurs délais,
. Maintenir une relation de confiance et de proximité avec les copropriétaires,
. Assister à des assemblées générales.
Activités techniques :
. Traiter les demandes de renseignements et d'intervention des copropriétaires et assurer un service de qualité,
. Gérer les modalités d'accès aux immeubles, remettre les clés ou donner les instructions aux fournisseurs et autres intervenants pour les accès nécessaires au bon fonctionnement des immeubles,
. Assurer le suivi des dossiers sinistres et contentieux.
Profil :
Titulaire d'un diplôme niveau Bac+2/+3 en immobilier, vous possédez d'excellentes compétences en communication écrite et verbale.
Le sens du service vous motive. Vous êtes réactif, rigoureux et organisé.
Vous maîtrisez la gestion du stress et possédez un esprit d'équipe.
Logiciels :
Vous maîtrisez le Pack Office.
La maitrise d'ICS Copropriété est un réel atout.
Horaires :
7h45/jour du mardi au vendredi et 4h le samedi matin.
Nos avantages :
Prime de 13e mois, prime d'ancienneté, prime d'intéressement, prime vacances, retraite supplémentaire, CSE...
Experience: Débutant accepté
Compétences: Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Piloter la préparation de travaux
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Location de logements
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Experience: Débutant accepté
Compétences: Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Piloter la préparation de travaux
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Location de logements
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).