Postée il y a 26 jours
Traite les invitations adressées à la présidente et participe au montage de ses déplacements ou de ceux de ses représentants
Détaille et analyse les sollicitations adressées par les partenaires extérieurs
Détaille et analyse les sollicitations adressées par les partenaires extérieurs
Fait valider par le Cabinet l'opportunité de participer à la manifestation et le choix des élus à solliciter
Coordonne l'organisation pratique de l'événement et l'intervention du représentant régional, en concertation avec les partenaires internes et externes
Participe aux réunions de coordination et aux comités de pilotage des manifestations d'envergure
Organise et participe aux réunions de repérage et vérifie les besoins logistiques, en concertation avec les partenaires
Conçoit ou valide les cartons d'invitation, programmes, déroulés et ordres de prises de parole, conformément au protocole républicain, en lien avec le chef du protocole
Fait le lien entre les élus régionaux, le cabinet, les unités et les partenaires
Vérifie les disponibilités de la présidente et/ou sollicite les élus régionaux appelés à la représenter
Gère les invitations ou informations adressées au cabinet et aux élus régionaux selon les instructions du chef de cabinet
Prépare le dossier de la présidente et/ou transmet les éléments de dossier aux vice-présidents ou conseillers régionaux sollicités
S'assure du bon déroulement de l'événement le jour-J
Vérifie le bon déroulement des préparatifs d'installation et s'assure du bon déroulement de la manifestation
Accompagne la présidente ou le(s) vice-président(s) sur l'événement si nécessaire
Le cas échéant, adapte le déroulé en fonction des imprévus horaires ou liés à l'absence d'un élu
Activités de gestion administrative
Participe à la mise à jour de la base de contacts du protocole et de la base de données des élus régionaux.
Contribue au bilan d'activité du service, sur les missions qui sont les siennes.
- Connaissance de l'organisation administrative de la collectivité territoriale et de l'environnement institutionnel
- Connaissance des règles protocolaires
- Expérience dans l'événementiel
- Sens de l'organisation, des priorités et capacité à travailler en autonomie
- Maîtrise des outils bureautiques et compétences rédactionnelles
- Sens de la discrétion et de la confidentialité (travail avec le Cabinet, les groupes politiques et les élus). Qualités relationnelles et diplomatiques
- Réactivité, capacités d'adaptation, esprit d'initiative, rigueur
- Aptitude à travailler en équipe (avec le cabinet et les services opérationnels et fonctionnels), sens du partenariat et capacités de négociation
Vous coordonnez, en lien avec le Cabinet, l'organisation des déplacements de la présidente et des élus qui la représentent dans les secteurs qui lui sont confiés