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Accueil du service :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des familles (en attente d’un mode d’accueil ou ayant un mode d’accueil), professionnels (assistantes maternelles), partenaires (Département, PMI...) ;
- Assurer la relation avec les autres services de la Ville et les différents partenaires.
Gestion des demandes et des attributions de places en modes d’accueil municipaux :
- Enregistrer, suivre et mettre à jour les dossiers de pré-inscriptions pour un mode de garde ;
- Gérer les réactualisations des pré-inscriptions en début d’année ;
- Préparer, organiser, participer aux Commissions d’attribution et en assurer le suivi.
Gestion administrative de l’accueil des enfants en EAJE :
- Saisir, suivre et mettre à jour les dossiers des enfants accueillis au sein des EAJE ;
- Editer les documents liés à l’inscription des enfants : fiche d’inscription, contrat et fiche sanitaire de liaison pour signature des parents ;
- Pointer, contrôler les heures de présence et absences des enfants et éditer les tableaux.
Gestion des ressources humaines :
- Mettre à jour les congés des assistantes maternelles ;
- Saisir et transmettre mensuellement des données pour la paie des assistantes maternelles.
Gestion comptable du service :
- Saisie et suivi des bons de commande sur CIRIL Finances, demandes de virement de crédit, « service fait » des factures ;
- Suivi budgétaire,
- Suivre les différents marchés : berceaux crèches interentreprises, restauration, ménage-entretien, vêtements de travail, maintenance des appareils électroménagers ;
- Facturation des parents :
• Réviser et calculer le tarif journalier des participations familiales ;
• Préparer, saisir et envoyer à la régie des états mensuels ;
• Contrôler la facturation de la restauration Petite enfance.
Gestion administrative du service :
- Gérer les fournitures administratives, stock du matériel de puériculture et des couches culottes ;
- Saisir, vérifier la complétude et envoyer les dossiers de demande de subvention, et les bilans de projets subventionnés ;
- Elaborer et mettre à jour les documents administratifs : courriers, courriels, mailings...
- Répondre à la boite mail du service Petite Enfance et de la Crèche familiale ;
- Gérer le planning de la mise à disposition de bureaux (rendez-vous parents) ;
- Editer des états annuels nécessaires à la préparation du rapport d’activités et des bilans annuels CAF et Conseil Départemental ;
- Créer des tableaux de bord de suivi d’activité, créer des graphiques pour des statistiques
- Créer des outils de communication (affiches, flyers…) ;
- Classer et archiver.
Activités ponctuelles :
- Participer aux réunions d’information du personnel et aux réunions de service
- Participer aux manifestations communales éventuelles telles que le forum Petite enfance, portes ouvertes, Les Estivales...
- Capacité d’organisation et de gestion des priorités ;
- Méthode et rigueur dans la gestion des dossiers ;
- Respect des délais ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Maitrise des logiciels et outils informatiques.
- Sens du service public ;
- Qualités relationnelles ;
- Disponibilité, rigueur, discrétion et réserve ;
- Autonomie ;
- Ponctualité.
Outils informatiques :
Maitriser les logiciels du PACK OFFICE (word, excel, powerpoint).
Dans l’idéal savoir utiliser les logiciels CONCERTO, MANTY, WIMI, LYFLOW, VIRTUOSE AGENTS, EATAL, PYTHEAS, CIRIL FINANCES ET RH, TEAMS, ou être à l’aise avec tout outil informatique.
Sous l’autorité hiérarchique directe de la chef de service et en binôme avec une collègue, l’assistante organise la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service, et le suivi de dossiers. Elle a également la charge de la gestion logistique et comptable (organisation de réunions, commandes...).
Le secrétariat couvre l’ensemble des structures Petite enfance (2 multi-accueils, 1 crèche familiale) et le Relais Petite Enfance.