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Postée il y a 13 heures
Autonomie et responsabilités :
Au service Accueil HDV – accueil et vaguemestre
Autonomie limitée à l’exécution. Responsabilité dans l’utilisation du matériel
Garant du respect des règles de sécurité dans le stockage des matériels et produits dangereux ou polluants
Une erreur dans les processus de nettoyage peut entraîner la dégradation de matériel (textiles, revêtements, mobiliers, équipements, véhicule, etc.), voire une intoxication ; un comportement peu aimable dans la relation aux usagers peut nuire à l’image de la collectivité
Au service Population – titres d’identité
Se mobilise de façon constante pour assurer une qualité optimale de l’accueil et de l’information complète de la clientèle en vue de contribuer à la promotion collective du service.
Veille à parfaire les prestations en privilégiant un rythme régulier des demandes
Garant d’une éthique de service public, de la confidentialité et de l’authenticité des actes.
Alerte la Direction du Service de toutes difficultés d’ordre conflictuel, de nature à compromettre la qualité relationnelle avec d’autres agents et susceptible de nuire aux objectifs professionnels du Service.
Rend compte au Responsable du service sur le suivi des activités ainsi que tout élément sur l’ambiance de travail du service.
Activités principales :
1 – Activité de portage de plis
Distribution des dossiers, courriers et documents de la Mairie vers les services extérieurs et retour en mairie des pochettes courriers et documents soumis à la signature de ces services
Portage de plis sur l’ensemble du territoire communal, et parfois au-delà (périmètre de l’agglomération de Thonon), au domicile et/ou sur les lieux d’activité de leurs destinataires (élus, administrations, entreprises, collectivité, particuliers).
2 – Participation ponctuelle au fonctionnement du service Accueil pour remplacement d’un agent absent
Réception du public et délivrance de renseignements
Utilisation du standard téléphonique
Utilisation de la machine à affranchir et de la machine “mise sous plis”
3 – Participation ponctuelle au fonctionnement du service des titres d’identité
Renseignement aux usagers
Enregistrement des demandes et traitement des recueil
Réception et délivrance des titres
Utilisation du matériel informatique dédié au poste
4 – Tâches diverses
Contribution à la réalisation de prestations diversifiées et épisodiques de courte durée, planifiées ou urgentes (organisation et préparation des salles de réunion et mise en place du Conseil, livraison des commandes, nettoyage extérieur de Mairie, manutention, affichage, entretien et nettoyage des véhicules de service, pavoisement de la mairie…). Participation aux réceptions et cérémonies organisées par le service du Protocole.
Connaissances et savoir-faire :
Permis B
Aptitudes physiques requises
Aptitude au travail d’équipe indispensable
Aptitude au petit bricolage
Excellente présentation
Sens des relations humaines
Rigueur professionnelle, sens du service public et des responsabilités
Respect des contraintes horaires liées au fonctionnement quotidien du service
Savoir-être :
Grande disponibilité vis à vis du public avec risques de conflits ; capacité à gérer les situations de stress
Sens du service public
Devoir de discrétion et devoir de confidentialité
Attaché(e) à la propreté des locaux
Perfectionniste dans l’exécution des tâches
Sens de l’organisation et aisance et relationnelle (capacité d’écoute, devoir de confidentialité / discrétion)
Sous l’autorité du Responsable de service, l’agent polyvalent a pour mission de pouvoir répondre aux besoins de renfort concernant les services Accueil de l’Hôtel de Ville et Population comportant 3 postes différents.
Poste d’agent d’accueil de l’Hôtel de ville, l’agent a pour mission de pouvoir renseigner les usagers soit par la tenue du standard, soit par leur présence physique et d’effectuer l’affranchissement du courrier départ.
Poste de vaguemestre, il traite le courrier interne et externe à l’arrivée et au départ de la mairie. Il effectue également la collecte, la réception, le tri et l’expédition du courrier par voie postale ou par portage de plis et colis, il est également chargé de veiller au bon état de fonctionnement du matériel, du mobilier et des véhicules de l’Hôtel de Ville.
Poste service Population, au poste des titres d’identité, de pouvoir orienter et informer les usagers, d’enregistrer et délivrés les demandes des usagers et de traiter les recueils.