Postée il y a 1 jour
Nous recherchons une/un ASSISTANT DE DIRECTION pour intégrer notre équipe du pôle administratif des Tournesols.
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Vous serez chargé(e) d'appuyer les directeurs (Directeur Général et Directeurs de Pôles) dans l'organisation et l'exécution de leurs tâches administratives et organisationnelles.
Vos missions visent tant Les Tournesols eux-mêmes que les autres entités qu'ils pilotent (ACI Jardins de Galilée, ACI Ferme d'Argentin, GCSMS EPAAL, IME Arc en Ciel) et seront les suivantes :
Secrétariat des directeurs
- Gestion du planning des salles de réunion (réservation de salle et de matériel)
- Gestion des appels téléphoniques à la direction
- Accueil physique des RDV de la direction
- Organisation des réunions en lien avec la direction
- Gestion des astreintes administratives
- Diffusion du tableau des astreintes
- Courriers, notes d'information, notes de service .
- Ouverture du courrier de direction et dispatching
- Archivage des documents
- Reporting hebdomadaire sur le suivi des taches
Rédaction de documents officiels
- Rapport d'activité et autres documents divers
- Tenue du Journal Interne (Graines de Tournesols)
Appui à la gestion de la Qualité, de la Sécurité et de l'Environnement
- Diffusion, suivi et dépouillement des enquêtes de satisfactions (via le logiciel Qualité)
- Gestion documentaire (via le logiciel)
- Traçabilité dans le logiciel dédié des décisions émises par la direction et lors des instances en assurant l'actualisation de leur suivi dans le logiciel dédié.
Gestion des Instances
Conseils d'Administration, Assemblées Générales, CSE, Conseils de la Vie Sociale
Gestion des événements
Cérémonie des vœux, inaugurations, visite des personnalités officielles .
Secrétariat pour les évènements inter-établissements
Votre profil :
Licence Management des PME-PMI, Licence AES, BTS Support à l'Action Managériale, BTS de Gestion des PME ou diplôme équivalent souhaité
Savoir-être:
- Dynamisme, Esprit d'initiative
- Capacité d'organisation, réactivité, autonomie
- Capacité à prioriser
- Résistance au stress
- Intégrité et discrétion professionnelle.
En tant qu'agent(e) des Tournesols, vous pourrez être amené(e) à travailler dans tout établissement ou service de l'Institution.
- Temps de travail : temps plein ou temps partiel
- 100%, 35h annualisées, soit 37h30/semaine.
- Travail en journée en présentiel
- 15 RTT
- Congés en concertation avec le reste de l'équipe.
Poste à pourvoir de suite
Nous vous invitons à nous faire parvenir votre CV et votre lettre de motivation, que nous étudierons avec intérêt.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Normes rédactionnelles,Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Planification des tâches et gestion des priorités,Modalités d'accueil,Assurer un accueil téléphonique,Organiser des déplacements professionnels,Classer des documents,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Relayer de l'information,Gérer un planning,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Piloter une activité,Intégrité et discrétion professionnelle,Maîtrise des normes rédactionnelles,Procédures et documents institutionnels,Reporting à la hiérarchie directe,Outil informatique et logiciels professionnels
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour enfants handicapés
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Normes rédactionnelles,Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Planification des tâches et gestion des priorités,Modalités d'accueil,Assurer un accueil téléphonique,Organiser des déplacements professionnels,Classer des documents,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Relayer de l'information,Gérer un planning,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Piloter une activité,Intégrité et discrétion professionnelle,Maîtrise des normes rédactionnelles,Procédures et documents institutionnels,Reporting à la hiérarchie directe,Outil informatique et logiciels professionnels
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour enfants handicapés
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.