Postée il y a 24 heures
La Communauté de communes « Combrailles, Sioule et Morge » recherche un agent d'accueil pour assurer l'accueil téléphonique et physique de tous les services. Cet agent aura également en charge des tâches de secrétariat.
Poste basé dans un premier temps sur l'antenne de la Communauté de Communes à Combronde. Par la suite, le poste pourra être affecté au siège de Manzat.
Missions principales :
Le Service Accueil/Secrétariat comprend 4 agents. Sous l'autorité de la Directrice générale adjointe en charge des services fonctionnels, l'agent d'accueil est chargé d'assurer la réception des appels téléphoniques de la communauté de communes et du CIAS. Il assure également l'accueil physique et quelques tâches de secrétariat.
Missions et activités :
1/ Accueil du public et secrétariat :
Accueil physique et téléphonique :
Tenue du standard téléphonique, filtrage et orientation et/ou information,
Faire le lien avec les services intercommunaux,
Répondre aux demandes de renseignements externes, gestion des demandes de la population,
Assurer un accueil de qualité auprès des usagers
Gestion de dossiers administratifs :
Réception, distribution et expédition du courrier, enregistrement des courriers départ-arrivée,
Traitement et orientation des mails,
Préparer des courriers, affiches et diffusion de comptes rendus, photocopies, .
Tri, classement et archivage de documents,
Gestion des stocks de biens et des fournitures, établissement des commandes, préparation et suivi des bons de commandes pour différents services,
Tenue de plannings de réservation des différentes salles, des véhicules de service,
Affichage d'informations, surveillance et contrôle des accès,
Dématérialisation des pièces justificatives de la dépense locale (récupération des factures sur Chorus, vérification et identification du budget concerné, numérisation des factures reçues en lien avec le service comptabilité, ventilation dans les différents services)
Assurer les impressions du programme CINEMA 1fois par mois
Assurer l'impression du programme du RAM (1 fois par trimestre)
Intendance
Gestion des remises de clés
Mise en place des réunions (organisation des salles)
2/ Participe à la sécurité de l'établissement et à la coordination des secours
Veille au remplissage du registre de sécurité du bâtiment.
Assure ponctuellement l'ouverture et la fermeture de l'établissement. Procède à l'allumage et l'extinction des lumières.
3/ Participe à la vie de la collectivité
Participe aux réunions et suit toute formation jugée nécessaire à la qualité du service.
Rend compte de son activité au Responsable de service.
Compétences attendues
Connaissance de l'organisation et de l'organigramme de la collectivité, ainsi que des organismes extérieurs connexes à l'activité
Savoir :
o Connaissance des outils informatiques et bureautiques (e-mail, Word, Excel,.),
o Notions d'organisation et de gestion du temps de travail,
o Fonctionnement des services de la collectivité,
o Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
o Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
o Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
o Standard téléphonique, annuaire internet,
o Annuaire de la collectivité et des partenaires,
o Principes rédactionnels du compte-rendu,
o Missions du service,
o Connaissance du statut de la fonction publique territoriale,
o Organiser et gérer son temps et les priorités.
Savoir-faire :
o Communication : s'exprimer clairement, avec amabilité,
o Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
o Conserver neutralité et objectivité
Postulez avant le 14 Mars 2025
Experience: 1 An(s) - poste similaire
Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
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