Postée il y a 3 jours
Assister l'équipe de Direction de la DGA Finances, Commande Publique, Assemblées, Juridique
Assurer le secrétariat de la direction générale adjoint, de la direction de la commande publique, de la direction des finances et du service juridique
Missions mutualisées
- Établir une relation de confiance avec l'équipe de la Direction de la DGA DCPAJ
- Assurer le secrétariat mutualisé de la DGA FCPAJ
- Suppléer sa collègue du secrétariat mutualisé
Missions spécifiques
- Apporter une aide permanente à la direction de la commande publique dans ses compétences fonctionnelles et transversales
- Assister le Service Juridique dans ses fonctions supports
- Apporter une aide ponctuelle à la Direction des Finances en tant que de besoin
Et tout autre mission confiée par les supérieurs hiérarchiques pour nécessité de service
Description détaillée
Assurer le secrétariat mutualise de la DGA FCPAJ :
recevoir, orienter et transmettre les appels et les messages téléphoniques et électroniques
réceptionner, enregistrer sous kolok et distribuer le courrier et les notes d'information
mettre en forme les courriers, rapports et notes diverses
préparer les dossiers, photocopier les documents
Pratiquer une lecture critique des courriers, notes et dossiers sortant de la Direction et en garantir la qualité sur la forme.
tenir à jour les plannings des congés, les tableaux de service
organiser le classement et l'archivage des dossiers
Organiser les réunions (réservation de salle, invitations et présences, équipements nécessaires) et les déplacements (train, véhicule)
Réceptionner et diffuser les parapheurs de la DGA, des 2 directions et du service juridique
Faire l'envoi dématérialisé des actes au contrôle de légalité et gérer leur publication éventuelle
Assurer les missions spécifiques :
- Gérer les agendas de la Directrice générale adjointe, de la Directrice des Finances, de la Directrice de la Commande Publique et de la responsable du service juridique,
- Mettre à jour le contenu des rubriques gérées par la DGA sur le site internet de la collectivité
Participer à des réunions au sein de la DGA et rédiger les comptes rendus de ces réunions : réunion référents achats, groupes de travail
Assister la direction de la commande publique
- Assurer le secrétariat de la direction de la commande publique : lettres de rejet des consultations, CADA, lettres de notification
- Gérer la CAO/CMP : proposer le calendrier prévisionnel des réunions, réserver les salles, vérifier la complétude des ordres du jour, établir les convocations, les mettre à la signature et les envoyer dans les délais, envoyer l'invitation en visioconférence, transmettre les rapports d'analyse aux membres, suivre les présences en lien avec les secrétaires de groupes pour s'assurer du quorum, assister aux réunions, gérer le suivi des signatures des procès-verbaux
- Apporter une aide spécifique à la direction de la commande publique pour l'envoi dématérialisé des marchés publics au contrôle de légalité et leur intégration dans le logiciel comptable (saisie informatique)
- Assister le Service Juridique pour son suivi comptable et la diffusion des informations
- Apporter, en tant que de besoin, une aide spécifique à la direction des finances (aide au pôle budget et au service Assurances)
Savoir-faire
- Expérience confirmée dans le domaine du secrétariat :
- Maîtrise rigoureuse des techniques de secrétariat (orthographe, syntaxe)
- Maîtrise des outils de gestion et de communication informatiques ;
- Connaissance de l'environnement institutionnel d'un département ;
- Connaissance des procédures des marchés publics ;
- Sens de l'organisation et de l'initiative, réactivité ;
- Capacité à diffuser et partager l'information ;
Savoir-être
- Capacité d'adaptation et de réactivité (sollicitations multitâches quotidiennes)
- Qualité relationnelle et d'accueil
- Souci de la cohésion d'équipe et du partage des tâches
- Rigueur et Autonomie ;
- Grande discrétion, disponibilité (pour les horaires), polyvalence ;
Savoir-faire
- Expérience confirmée dans le domaine du secrétariat :
- Maîtrise rigoureuse des techniques de secrétariat (orthographe, syntaxe)
- Maîtrise des outils de gestion et de communication informatiques ;
- Connaissance de l'environnement institutionnel d'un département ;
- Connaissance des procédures des marchés publics ;
- Sens de l'organisation et de l'initiative, réactivité ;
- Capacité à diffuser et partager l'information ;
Savoir-être
- Capacité d'adaptation et de réactivité (sollicitations multitâches quotidiennes)
- Qualité relationnelle et d'accueil
- Souci de la cohésion d'équipe et du partage des tâches
- Rigueur et Autonomie ;
- Grande discrétion, disponibilité (pour les horaires), polyvalence ;