BOUHANS ET FEURG
Postée il y a 15 heures
Général :
- Assister l'autorité pour la définition des orientations stratégiques de la commune
- Suivi des projets communaux
- Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité et assurer la transmission des actes et documents à la Préfecture
- Préparer et rédiger les documents administratifs et techniques (convocation, délibérations et compte rendu)
- Assurer le suivi de la mise en œuvre les décisions prises
- Préparer la tenue des réunions des diverses commissions
- Rédaction de courriers, demande de devis, commandes...
- Suivi des locations de la salle polyvalente
- Suivi des locations des logements communaux et obligations qui s’y rapportent.
- Accueil et renseignement au public
- Gestion du cimetière
- Gestion des équipements municipaux
- Gestion des archives
Comptabilité et finances
- Elaborer les budgets et assurer le suivi auprès de la Trésorerie et de la Préfecture
- Assurer la gestion comptable et financière de la commune, le mandatement des factures et la prise en charge des recettes et les opérations d’ordre.
- Assurer les obligations déclaratives en matière de TVA
- Assurer le montage et le suivi des dossiers de demandes de subventions
Urbanisme
- Réception des demandes d’urbanisme (CU, DP, PA, PC…) et demande connexes liées en matière d’urbanisme (DIA, demandes d’alignement, certificats…)
- Archivage et suivi des dossiers
- Transmission auprès d'Ingénierie 70 et suivi de la procédure
Etat civil
- Etablir les différents actes d'Etat Civil
- Suivi et mise à jour des actes d’état civil, apposition de mentions.
- Délivrer des extraits ou des copies intégrales dans le respect des règles
- Assurer la gestion et la préparation administrative des dossiers de mariage, PACS, changement de nom, parrainage civil, etc.
- Traiter les courriers et demandes des particuliers, notaires, procureur, tribunal et autres instances
- Effectuer les transmissions, procédures et déclarations
- Assurer l’élaboration et la tenue des registres
Citoyenneté
- Assurer la gestion et le suivi des mouvement des électeurs
- Assurer la gestion du recensement citoyen en vue de la journée d’appel (liste des jeunes, attestations et suivi avec les autorités militaires)
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales
- Organiser matériellement et administrativement les bureaux de vote (feuille d'émargement, feuille de dépouillement, procurations...)
Ressources humaines
- Assurer la gestion du personnel
- Elaborer les actes administratifs (contrats, arrêtés...)
- Suivi de carrière des agents (évolutions, absences, visites médicales, etc)
- déclarations aux organismes de cotisations
- déclaration des arrêts
- Elaboration de la paie des élus et des agents
-Procédures de recrutement et remplacement des agents
EXPERIENCE ET QUALIFICATIONS:
BAC + 2 requis et expérience de minimum 3 ans exigée sur poste de secrétaire de mairie.
CONNAISSANCES :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
- Connaissance des procédures relatives à l'Etat Civil (Mariage, tenue des registres, déclarations...)
SAVOIR FAIRE ET COMPETENCES :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
- Maîtrise des procédures budgétaires et comptable M14 et M57
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel...)
- Maitrise de la dématérialisation des actes et documents officiels pour échanges avec la préfecture.
- Maîtrise du logiciel de gestion financière, RGC, facturation : E-Magnus
- Maîtrise de l’application de comptabilité HELIOS
SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- Capacité d'analyse et de synthèse
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
- Être organisé, rigoureux, autonome et faire preuve d’initiatives
En raison de l'évolution prochaine des modalités d'exercice au poste de Secrétaire de mairie, la commune de Bouhans et Feurg crée un poste de Secrétaire général de mairie en remplacement de l'emploi actuel de Secrétaire de mairie.
Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.