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Sous l'autorité hiérarchique du Secrétaire de Maire, vous devrez :
RELATION AVEC LE PUBLIC
- Accueillir et renseigner le public physiquement et téléphoniquement.
- Identifier, traiter les demandes des administrés et les orienter le cas échéant.
- Instruire et constituer les actes de l'état-civil.
- Mettre à jour les registres d'état-civil et délivrer les actes d'état-civil.
- Préparer et suivre les dossiers de mariages, pacs et parrainage civil.
- Gérer le courrier arrivé et le courrier départ.
- Gérer les réservations des salles et les débits de boissons.
- Afficher et diffuser l'information (Panneau lumineux, site internet).
- Saisir la facturation assainissement.
- Préparer les diverses invitations (vœux, 8 mai, commissions...)
RELATIONS AVEC LES ELUS
- Echanger et communiquer les informations aux élus
- Aider à la préparation du bulletin municipal en collaboration avec les élus de la commission.
- Réceptionner les dossiers d'inscription scolaire.
- Etablir divers courriers à la demande des élus.
- Réaliser les impressions pour les associations.
- Suivre les stocks et commander les fournitures administratives.
- Aider au suivi des dossiers pendant les absences du personnel administratif.
COMPETENCES TECHNIQUES
- Maîtrise de l'outil informatique, bureautique et numérique ainsi que la messagerie (Logiciels métiers, Outlook, traitement de texte...),
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des services à la population notamment les missions en Etat-Civil,
- Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
- Expérience en accueil du public
SAVOIR
- être autonome
- Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et d'adaptation,
- Rigueur, organisation, adaptabilité et polyvalence,
- Sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle,
- Travailler en équipe
La commune de Saint-Jean-d'Assé pour 18h/heb, recherche un agent polyvalent d'accueil et de gestion administrative. Il ou elle aura pour missions principales l'accueil physique et téléphonique du public, la gestion de l'Etat-Civil et assurera le suivi et la mise en forme de dossiers administratifs en partenariat avec la secrétaire de mairie.