ARS Occitanie
Postée il y a 3 jours
MISSIONS :
Missions de secrétariat de l'UOS :
· Gestion de l'agenda du responsable d'unité / responsable adjoint : planification des rendez-vous en interne et en externe, gérer les conflits d'agenda, programmer les points réguliers avec les membres de l'équipe, prévoir les modalités pratiques d'organisation des réunionsetc
· Organisation et préparation de réunions : programmation de réunions, prise de rendez-vous, réservation de salles et fournitures informatiques, élaboration de listes d'émargement, réponses téléphoniques, impression éventuelle des documents de présentation, élaboration de dossiers préparatoires
· Gestion du courrier entrant et sortant dans l'outil ELISE : distribution au sein de l'unité et mise en signature des courriers sortants, suivi de la réponse aux courriersetc
· Traitement administratif de courriers ou conventions qui reviennent signés : numérotation, date, copie, scan, mise en signature dans le logiciel de gestion courriers entrants et sortants, mise sous pli, archivage informatique et papier, mise au chrono, envoi courriers des deux services, mise à jour des documents sur le serveur
· Gestion de la BAL UOS : consulter la messagerie et transférer les messages en interne selon la thématique concernée, s'assurer de la réponse aux sollicitations des établissements.
· Mise à jour de la liste et des coordonnées des établissements de santé de la région
· Envoi de mails et courriers afférents aux différentes thématiques : réponses ponctuelles aux demandes des établissements
· Elaboration et diffusion du compte-rendu de la réunion hebdomadaire de l'unité
· Aide aux publipostages relatifs aux appels à projets ou appels à candidatures, aux campagnes menées par l'unité
· Assistance de l'équipe pour la prise en main des nouveaux outils dématérialisés
· Création d'une banque de notes thématiques
Missions de gestion administrative :
· Appui administratif au service autorisations : saisie des décisions d'autorisation et documents divers dans le SI Autorisations,
· Appui administratif au service contractualisation
· Appui administratif transversal : publication des actes administratifs au Recueil des Actes Administratifs (RAA), rédaction de procédures pour l'unité offre de soins (gestion des courriers dans Eliseetc).
· Coordination de la réponse aux enquêtes (DGOS, IGAS, CDC) : compilation et mise en forme des contributions, envoi des réponses
· Mise en place d'un tableau de bord recensant les sollicitations faites à l'UOS (notamment du DG /DOSA) : demandes de notes, EDL, avis techniques.
· Amélioration de l'arborescence du réseau UOS
Savoir :
- Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel des ARS
- Connaissances relatives à l'offre de soins hospitalière
- Connaissances du Projet Régional de Santé
Savoir-Faire :
- Gestion d'agendas
- Organisation de réunions
- Rédaction de comptes rendus et courriers
- Classement et archivage
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook (Power Point éventuellement)
- Communication orale et écrite
Savoir-être :
- Confidentialité
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Anticipation
- Réactivité
- Sens du service public
- Sens des relations humaines
Savoir :
- Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel des ARS
- Connaissances relatives à l'offre de soins hospitalière
- Connaissances du Projet Régional de Santé
Savoir-Faire :
- Gestion d'agendas
- Organisation de réunions
- Rédaction de comptes rendus et courriers
- Classement et archivage
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook (Power Point éventuellement)
- Communication orale et écrite
Savoir-être :
- Confidentialité
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Anticipation
- Réactivité
- Sens du service public
- Sens des relations humaines