Postée il y a 3 heures
Placée sous l'autorité de la Directrice de l'intergénérationnel, l'assistante administrative assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans la direction. Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif de la direction.
Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre
sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Enregistrer et ventiler des factures
Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité de la direction (bons de commande, notes de services, PV de travaux factures...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
Remplacement des collègues en congés
Niveau Bac minimum
-Connaissance appréciées dans les domaines d'activités de la Petite Enfance, de la Jeunesse et des Séniors et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques
-Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation
Placée sous l'autorité de la Directrice de l'intergénérationnel, l'assistante administrative assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans la direction. Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif de la direction.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique)