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• Gérer le secrétariat de l’unité des dispositifs d’accueil : appels téléphoniques, gestion de la boîte mails, des courriers, notes de renouvellement et de modification d’agrément, etc. • Réaliser les contrats d’accueil des Assistants Familiaux et des jeunes en Lieu de Vie et d’Accueil • Assurer, en lien avec les territoires, la gestion des courriers aux Assistants Familiaux, autorisation annuelle de déplacement avec enfants, congés/relais et départ avec enfants • Gérer les demandes de dépassement exceptionnel de la capacité d’accueil des Assistants Familiaux • Archiver les dossiers des Assistants Familiaux • Assurer la suppléance de la régie d’avance • Vérifier les inscriptions auprès du FIJAIS (fichier judiciaire automatisé des auteurs d’infractions sexuelles ou violentes) et les attestations d’honorabilité • Distribuer et réceptionner le courrier, les parapheurs • Enregistrer les certificats de prise en charge et fin de prise en charge des structures collectives
• Assurer la réservation des salles
• Gérer et suivre les commandes : fournitures, imprimés, matériel de bureau
• Assurer le relais du secrétariat de l’unité des Dispositifs d’Accueil
• Autres missions annexes à la demande du responsable ou de son adjoint
• Bac à Bac+2 dans le domaine administratif • Expérience d’un an minimum sur un poste similaire appréciée • Connaissance de l’environnement de la protection de l’enfance appréciée • Maîtrise des techniques de communication • Bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook) • La connaissance des logiciels IODAS, GFD, Temptation, Poséidon est un plus • Connaissances des collectivités territoriales et de leur fonctionnement
• Rigueur et méthode dans l’exécution des tâches
• Sens de l’organisation
• Esprit d’initiative
• Capacité à travailler en équipe
• Sens du contact
• Capacité d’adaptation
• Discrétion
• Disponibilité
• Capacité à prendre du recul face aux situations