Postée il y a 14 heures
Accueil physique et téléphonique :
- Renseignement et orientation des habitants ;
- Prises de rendez-vous pour le Maire et ses adjoints ;
- Gestion des demandes de réservation des salles communales, des demandes de mise à disposition de matériel, du suivi du matériel avec les services techniques ;
- Suivi des dossiers des étrangers (accueil, séjour, etc…) ;
- Autorisations diverses, permis de détention des chiens dangereux ;
- Gestion du standard téléphonique : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements ;
- Réception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ/arrivée, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l’information en général ;
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme des documents informatiques (courriers, tableaux, comptes-rendus, procès-verbaux, rapports, etc…), tri, classement, archivage, numérisation, etc…
France Services :
- Accueillir, renseigner et orienter les usagers en premier niveau ;
- Prise en charge des usagers pour des demandes d’information spontanées ;
- Prise en charge des usagers lors de rendez-vous pour des demandes nécessitant l’usage de l’ordinateur ;
- Gestion des relations avec la préfecture via les différents outils mis à disposition (Osmose, France Service Login, etc…) ;
- Gestion des relations avec les partenaires nationaux pour les demandes des usagers ;
- Gestion des relations avec les partenaires locaux pour les demandes des usagers ;
- Suivi du tableau de bord des résultats de la structure ;
- Participer à la mise à jour des procédures de travail ;
- Effectuer la veille sur tous les dispositifs relatifs à France Services ;
- Animation de l’Espace France Services ;
- Recherche de partenariats dans le cadre de l’Espace France Services ;
- Gestion du tableau de bord de l’Espace France Services ;
- Présence lors des évènements France Services ;
- Présence lors des webinaires, formations, ateliers et animations France Services du territoire.
Agence Postale Communale :
- Assurer les services postaux : affranchissement manuel, vente de timbres-poste courants de collection, vente d’enveloppes et de prêts à poster, dépôt des objets et des recommandés, retrait des lettres et colis en instance, contrats de réexpédition du courrier et prêts à poster de réexpédition ;
- Assurer les services financiers : retrait d’espèces sur le compte courant postal, retrait d’espèces sur le CCP et le livret d’épargne, transmission au bureau centre pour le traitement des demandes particulières, gestion du fond de caisse.
Instruction des demandes de Cartes nationales d’identité (CNI) et de passeports :
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Gestion des rendez-vous pour les dépôts et retraits de titres d’identité ;
- Accompagnement des usagers pour réaliser et obtenir les pièces nécessaires à la demande de titre d’identité ;
- Gestion des demandes et réclamations liées aux titres d’identité ;
- Instruction des dépôts de titres d’identité ;
- Assurer les rendez-vous de dépôt et de retrait de titres d’identité ;
- Informer les usagers sur la règlementation relative aux titres d’identité.
Etat Civil :
- Accueil et information des usagers sur les lois et règlements en matière d’Etat Civil ;
- Délivrance des extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité ;
- Demandes notariales ;
- Relations avec l’INSEE ;
- Traitement des demandes d’actes de naissance.
Formalités administratives diverses :
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes ;
- Suivi avec les autorités militaires ;
- Suivi des demandes d’habitat social ;
- Gestion et suivi des affichages panneaux ;
Activités accessoires
Remplacements potentiels sur les autres secrétariats de Mairies déléguées
Connaissances théoriques et savoir-faire :
- Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale ;
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel) ;
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques ;
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires ;
- Connaissance experte du cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil.
Savoir être : comportement, attitudes, qualités humaines :
- Devoir de réserve, sens du service public et discrétion professionnelle ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Savoir s’organiser et gérer les priorités ;
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants ;
- Savoir prendre des notes ;
- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs ;
- Accueillir le public avec amabilité ; faire preuve d’empathie ;
- Gérer les situations de stress ;
- Respecter la confidentialité ;
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique ;
- Garant de l’image du service public, avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire irréprochable ;
- Rigueur et organisation ;
- Esprit d’initiative et de décision ;
- Force de proposition ;
- Autonomie
Poste travaillant le samedi matin en roulement
Accueil physique et téléphonique
Gestion de l'espace France Services
Gestion de l'agence Postale Communale
Instruction des demandes de Cartes nationales d’identité (CNI) et de passeports
Gestion des opérations d'Etat Civil
Gestion de Formalités administratives diverses
Remplacements potentiels sur les autres secrétariats de Mairies déléguées