Postée il y a 5 heures
Missions principales :
• Assistance de direction de cabinet
• Secrétariat des élu(e)s
• Accueil physique et téléphonique
Missions annexes
• Appui au service communication et protocole pour l’organisation des manifestations
Missions ponctuelles :
• Régisseur/régisseuse suppléante de la régie centralisée
Activités et tâches :
• Gestion administrative
• Gestion et suivi « arrivée et départ » des courriers (réponses aux habitants et partenaires)
• Organisation et planification des réunions de la direction
• Gestion et actualisation de la base d’informations
• Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers l’interlocuteur compétent
• Classement et archivage
• Gestion du calendrier des astreintes des élus
Activités occasionnelles
• Suivi de présence des élu(e)s dans les instances
• Participation aux manifestations organisées par le service
Compétences professionnelles requises :
• Maitrise de l’expression orale, capacité rédactionnelle et de synthèse
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Maitrise des outils informatiques et logiciels de bureautique et des techniques de secrétariat
• Capacité à travailler en équipe et qualités relationnelles
• Sens de l’écoute et de l’organisation
• Capacité de discernement dans les situations rencontrées
• Réactivité et capacité à prendre des initiatives
• Polyvalence
• Autonomie
Contraintes spécifiques liées au poste :
• Hôtel de ville de Lognes, esplanade des Droits de l’Homme
• 8h30-18h (horaires flexibles).
• En lien quotidien avec le Maire, les élu(e)s, le Directeur de cabinet et les agents du cabinet, les directions et services municipaux, les partenaires institutionnels et privés, et les habitants
• Rigueur, disponibilité, discrétion, confidentialité
• Congés à coordonner avec les autres membres du cabinet pour assurer la continuité du service public
• Présence nécessaire lors de certaines manifestations (soir, week-end et jours fériés compris)
• Permis B
Rattaché(e) au Cabinet du Maire, sous l’autorité hiérarchique du Directeur de cabinet, vous assurez les missions suivantes :