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Activités principales :
1- Assemblées :
- Préparation et suivi des travaux de la Commission Permanente et du Conseil Départemental (inscription et enregistrement des rapports dans Webdelib, gestion du suivie, préparation du recueil et envoi dématérialisé) ;
- Participation à la Commission Permanente et au Conseil Départemental (suivi et enregistrement des débats de l'assemblée plénière du Conseil Départemental, retranscription des débats, rédaction du procès-verbal des séances du Conseil Départemental) ;
- Élaboration du recueil des actes administratifs, publication des délibérations sur le site internet du Conseil Départemental ;
- Suivi des délibérations (contrôle avancé des conclusions et corrections) télétransmission au contrôle de légalité ;
- Administrateur Webdelib (création nouvel utilisateur, modification des circuits, manipulations diverses) ;
- Élaboration des Commissions finances, et CD PRIVE (dates calendrier, anticipation des documents type feuille de présence, lien visio, convocation).
2- Autres tâches :
- Coordination de l'ensemble du planning et du bon suivi du travail des assemblées ;
- Saisie de courriers et de l'arrivée du courrier dans le service ;
- Arrêtés de délégation de signatures ;
- Versement aux archives ;
- Saisie de PROGOS des dates de Commissions Permanentes et des Conseils Départementaux ;
- Gestion du calendrier global, chaque début de semestre proposition de dates de CP/CD/COM FINANCES/CD PRIVE/CA MONTBEL ET FILHET ;
- Commande de fournitures ;
- Tenue à jour du tableau des désignations ;
- Publication des arrêtés.
3- Institutions MONTBEL ET FILHET :
3.1 Assemblées :
- Préparation et suivi des travaux des Conseils d'Administration (inscription et enregistrement des rapports dans Webdelib, gestion du suivie, préparation du recueil et envoi dématérialisé) ;
- Participation au Conseil d'administration, suivi et enregistrement des débats, rédaction du procès-verbal de séance, télétransmission des délibérations et publication des délibérations.
3.2 Autres tâches :
- Secrétariat, rédaction de courrier, gestion boîte mail des institutions.
Compétences :
- Connaissances administratives et juridiques dans le domaine de la validité des actes des collectivités ;
- Sens de l'organisation, discrétion professionnelle, rigueur et communication ;
- Capacité au travail en équipe et capacités relationnelles ;
- Maîtrise des outils et logiciels informatiques : Word, Excel, Internet, Intranet, messagerie, logiciels dédiés.
Au sein de la Direction de l'Administration et des Finances - Pôle Assemblées , Secrétariat et coordination des assemblées.