Postée il y a 24 heures
Accueil et interface avec l'extérieur
* Accueillir, renseigner et orienter des personnes. Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques vers les personnes concernées.
* Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études et missions.
Lien et suivi des étudiants
* Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques ;
* Assurer le suivi des étudiants et alerter le responsable pédagogique en cas de difficulté.
Gestion administrative des Etudes
* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures ;
* Réceptionner, trier, transmettre/envoyer de la documentation, des mails, courriers, etc. ;
* Participer à l'élaboration des maquettes pédagogiques en lien avec chaque responsable pédagogique. Encoder les maquettes pédagogiques et affecter les enseignants aux cours.
* Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l'outil dédié pour la réservation des salles. Afficher les plannings de cours.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
* Gérer l'ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place dans la ou les filières concernées. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.
* Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Organiser l'information des enjambeurs et des redoublants, gérer le choix des matières à repasser.
* Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques autorisant le passage à l'année d'étude supérieure ou le redoublement.
* Transmettre les résultats d'examens aux universités partenaires.
* Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études.
* De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d'une ou plusieurs filières de formation.
Gestion administrative des inscriptions
* Etablir et vérifier les listes des étudiants inscrits, en fonction des présents, en lien avec le service inscriptions de la faculté
* Organiser éventuellement la sélection des étudiants
Organisation logistique
* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Organiser les évaluations et les jurys.
* Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures.
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles ;
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants ;
* Assurer un soutien à l'organisation d'évènements organisés au sein de l'entité.
* Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente
* Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire
* Maîtrise des techniques de secrétariat
* Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
* Avoir le sens du relationnel et de la communication
Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.
Experience: 2 An(s)
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Experience: 2 An(s)
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur