Postée il y a 24 heures
Safran est un groupe international de haute technologie opérant dans les domaines de l'aéronautique (propulsion, équipements et intérieurs), de l'espace et de la défense. Sa mission : contribuer durablement à un monde plus sûr, où le transport aérien devient toujours plus respectueux de l'environnement, plus confortable et plus accessible. Implanté sur tous les continents, le Groupe emploie 92 000 collaborateurs pour un chiffre d'affaires de 23,2 milliards d'Euros en 2023, et occupe, seul ou en partenariat, des positions de premier plan mondial ou européen sur ses marchés. Safran s'engage dans des programmes de recherche et développement qui préservent les priorités environnementales de sa feuille de route d'innovation technologique.
Safran est la 1ère entreprise du secteur aéronautique et défense du classement « World's Best Companies 2023 » du magazine TIME.
Safran Electronics & Defense est une entreprise internationale de plus de 12 000 collaboratrices et collaborateurs, qui mobilisent expertises et esprit de corps pour concevoir des solutions de haute technologie dans les domaines de l'aéronautique, de la défense et du spatial. En combinant intelligence humaine et technologique, l'entreprise développe les produits et services pour aider les acteurs civils et militaires à observer, décider et guider sur terre, en mer, dans le ciel et dans l'espace. Et ainsi contribuer à un monde plus sûr.
En tant qu'assistante de direction, vous serez le point de contact privilégié pour nos directeurs et aurez pour principales responsabilités :
Gestion administrative :
Assister le Directeur Technique (membre du COMEX) et de 9 autres membres du Comité de Direction Technique (CODIR DT)
Consolider hebdomadairement les Faits Marquants de la Direction, en assurer une relecture objective après sélection par le Directeur Technique, puis la diffusion
Rédiger, Gérer et Diffuser des notes d'organisation
Coordonner les agendas (notamment les double booking)
Anticiper les absences (organiser son remplacement, coordonner la planification des absences des membres de CODIR DT concernés
Organiser des réunions ou rendez-vous, réserver les salles et les outils de visioconférence
Organiser les séminaires de direction et assurer la logistique annuelle des DT Discovery Days (300 pers environ)
Organiser des petit-déjeuners ou déjeuners de site avec les salariés sur demande du Directeur Technique
Préparer les dossiers/réunions à l'avance des échéances importantes, organiser les réunions préparatoires nécessaires, informer les parties prenantes des futures échéances
Organiser les déplacements en France et à l'étranger, via l'outil dédié, en lien avec l'agence de voyage, dans le respect de la politique voyage
Préparer les notes de frais (sur sollicitation des membres du CODIR), en assurer le suivi notamment via SAP et contrôler la cohérence avec le relevé de dépenses de la carte affaire
Suivre le bon remboursement des notes de frais
Préparer et suivre les dossiers de demande de visas, faire établir les documents nécessaires
- Veiller au bon fonctionnement des équipements du Comité de Direction : Faire l'interface avec les Moyens Généraux
- Gérer le courrier
ARIBA : Assurer le suivi des cockpits ARIBA et relances éventuelles vers les préparateurs, Création de DA, réception de PVA
Assurer la Gestion des 2 cartes achats DT : relevé mensuel des factures et envoi la comptabilité
Planifier et suivre les workflow de validation des Interventions Hors sites
Coordonner les éventuelles visites externes :
Prévoir la logistique (salles, taxis, agenda, accès, goodies, chevalets, déjeuners, pauses)
Coordonner les interventions des autres acteurs
S'assurer de la qualité des prestations et de la fluidité des visites VIP le jour J
Support opérationnel :
Assurer l'assistanat de proximité d'une partie des équipes Ingénierie (115 personnes) présentes sur le site de Massy.
Assurer l'approvisionnement en fournitures de bureau en fonction des besoins
Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs (y/c temporaires) et assurer une prise de poste opérationnelle rapide
Ainsi, qu'assurer les autres missions ponctuelles pouvant être confiées.
Diplôme en gestion, administration ou domaine connexe.
Expérience significative en tant qu'assistante de direction, idéalement dans un environnement technique ou industriel.
Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, logiciels de gestion de projet) ainsi qu' être la maîtrise de l'outil ARIBA
Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
Sens de l'initiative, autonomie et capacité à travailler en équipe.
Confidentialité : Traiter des informations sensibles avec la plus grande discrétion et professionnalisme.
Diplôme en gestion, administration ou domaine connexe.
Expérience significative en tant qu'assistante de direction, idéalement dans un environnement technique ou industriel.
Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, logiciels de gestion de projet) ainsi qu' être la maîtrise de l'outil ARIBA
Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
Sens de l'initiative, autonomie et capacité à travailler en équipe.
Confidentialité : Traiter des informations sensibles avec la plus grande discrétion et professionnalisme.