Adjoint à la responsable administrative, responsable de la scolarité F/H

Les missions du poste

Libellé de Fonctions : Adjoint à la responsable administrative, responsable de la scolarité

Catégorie : A

Corps : ASI

BAP : J

Emploi-type : Assistant-e en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an, renouvelable)

Mission : Le responsable administratif adjoint assiste le responsable administratif et la direction de l’UFR dans la gestion de la composante.

Responsable de la scolarité, il assure l’’organisation, la mise en œuvre, le suivi et l’expertise de l’ensemble des procédures et actes concernant la scolarité. Il a la responsabilité du service scolarité de la composante.

Dans ce cadre il est plus particulièrement chargé de :

• coordonner et organiser l’activité des secrétariats pédagogiques (licence, master recherche, master professionnel)
• veiller à la bonne mise en œuvre des procédures sur APOGEE
• être le correspondant unique de la cellule APOGEE pour création et modification de structures, règles de calcul.
• coordonner le paramétrage des IPWEB, la saisie des notes via le web, la clôture des IP Web.

Activités principales :

• Exercer l’ensemble des prérogatives du responsable administratif pendant les périodes de congés ou d’absence
• Encadrer les agents des secrétariats pédagogiques
• Elaboration des procédures communes et suivi de leur mise en œuvre
• Elaboration des calendriers pédagogiques et d’examens
• Elaboration des emplois du temps en collaboration avec le responsable enseignant
• Organisation générale de la gestion de la scolarité
• Organisation de la rentrée universitaire
• Gestion des sessions d’examens : calendriers des écrits et des oraux
• Participer à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans et statistiques de scolarité
• Veiller à la mise à jour des informations à destination des étudiants de l’UFR sur l’ENT
• Assurer les relais d’information au sein de la composante
• Assister sa hiérarchie et représenter, à sa demande, le responsable administratif auprès de ses interlocuteurs habituels

Encadrement : NON

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Notions de base en gestion pédagogique

Savoir-faire requis :

• Capacité à concevoir des tableaux
• Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du LMD
• Capacité à interagir entre les agents, et avec les services centraux
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les activités
• Capacité à proposer des améliorations

Savoir-faire :

• Utiliser les logiciels de bureautiques (word, excel, mail…)
• Utiliser le logiciel de scolarité APOGÉE, du planning ADE, d’internet SPIP
• Planifier son travail
• Proposer des améliorations
• Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

Structure de référence : UFR d’Histoire de l’Art et Archéologie

Rattachement hiérarchique au sein de la structure : Directrice de l’UFR d’Histoire de l’Art et Archéologie

N+1 de l’agent : Responsable administratif de l’UFR

Présentation du service :

Assurer pour les étudiants et les enseignants, les conditions matérielles et l’organisation administrative nécessaires au bon déroulement de l’enseignement.

L’UFR installée sur deux sites (Institut d’Art Paris 6ème et INHA Paris 2ème) se charge du suivi pédagogique des étudiants de Licence et de Master.

Localisation : 3, rue Michelet 75006 Paris