Responsable du Bureau de la Mobilité Internationale (réf. RPSI1) F/H

Les missions du poste

Fonctions : Responsable du Bureau de la Mobilité Internationale

Emploi-type : J2B45 / Chargée de la coopération internationale

Catégorie : A

Corps : IGE

BAP : J

CDD de 3 ans

Sous la responsabilité de la cheffe du Pôle International et en lien étroit avec la vice-doyenne déléguée internationalisation des formations, le/la responsable du bureau de la mobilité internationale est en charge de la coordination des programmes de mobilité entrante et sortante des étudiantes et étudiants et personnels, de la gestion des bourses et de l'accueil des étudiantes et étudiants étrangers en programme d’échange. Il met en place des actions de promotion de la mobilité internationale.

Activités principales :

MANAGEMENT

• Encadrer et animer l’équipe du bureau et organiser la répartition du travail
• Participer à l’animation du réseau des coordinateurs pédagogiques de mobilité internationales

COORDINATION DES PROGRAMMES de Mobilités entrante et sortante

• Initier et suivre des conventions de mobilité étudiante en programmes d'échange de la faculté, communautaires et extra-communautaires
• Coordonner les programmes Erasmus+, TASSEP, BCI, MICEFA, et autres programmes spécifiques
• Cordonner les différentes campagnes de candidatures pour la mobilité entrante et sortante Erasmus+ et hors UE
• Piloter les aspects logistiques, administratifs et financiers de l’accueil des étudiants internationaux en programme d’échange, y compris le contingent de logement de la faculté, les inscriptions administratives et les contrats de mobilité, et améliorer constamment la qualité de l’accueil
• Piloter l’accompagnement et le suivi des étudiants en mobilité sortante avant, pendant et après la mobilité
• Coordonner et gérer les dispositifs d’aides financières et bourses de mobilité entrante et sortante en collaboration étroite avec la DFA, les directions du niveau interfacultaire, les deux autres facultés ainsi que tous les bailleurs (Ministère, région, Agence Erasmus+...) :
• Développer la mobilité de personnels académiques et administratifs
• Développer et mettre en place de nouveaux formats de mobilité internationale

COMMUNICATION

• Organiser des évènements promouvant la mobilité et les partenariats internationaux et participer à des événements comme les JOR, JPO,..
• Présenter la faculté et les programmes de formation aux partenaires et à des étudiants internationaux
• Actualiser régulièrement le site web, l’intranet personnel et étudiants et les dossiers partagés

REPORTING ET OUTILS

• Assurer le suivi et le reporting régulier des différentes actions en produisant des données statistiques et indicateurs sur les activités
• Actualiser et dématérialiser les procédures administratives
• Administrer le logiciel spécifique à la mobilité MoveOn

Conduite de projets : OUI

Encadrement : OUI (3A, 3B)

Conditions particulières d'exercice : Disponibilité pour des missions à l’étranger

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France et à l’étranger
• Organisation et fonctionnement de l’Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Maîtrise des techniques et des procédures de gestion administrative et pédagogique

Connaissances :

• Maîtrise de l’environnement de l’université
• Techniques de management
• Méthodologie de conduite de projet
• Techniques d'élaboration de documents
• Excellente connaissance des programmes de mobilité étudiante européens et internationaux
• Excellente connaissances des sources et de financements possibles pour la mobilité et des programmes cadres européen (ex. Erasmus+)
• Connaissance des systèmes d'enseignement supérieur correspondant aux nationalités accueillies les plus représentées et aux destinations les plus sollicitées
• Excellente maitrise du français et de l’anglais oral et écrit ; une troisième langue serait un atout

Savoir-faire :

• Maîtriser les techniques de management
• Maîtriser les techniques de communication orales et écrites
• Etre force de proposition dans l’amélioration de l’organisation du travail dans l’objectif de l’amélioration du service rendu
• Savoir coordonner un projet en équipe
• Savoir analyser et faire appliquer la réglementation et corriger les écarts et/ou les difficultés constatées
• Elaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
• Maîtriser le logiciel MoveOn serait un atout
• Maîtriser parfaitement les outils bureautiques

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe, travail en relation avec de nombreux interlocuteurs
• Disponibilité et réactivité, sens de la confidentialité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Organisation et rigueur, hiérarchisation des priorités dans la gestion au quotidien
• Adaptabilité et autonomie
• Sens des responsabilités et sens du service public
• Transmission des savoirs faire

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie

La Direction des Formations et de la Vie Etudiante est constituée de cinq pôles : le Pôle Soutien aux Etudes, le Pôle Formation Continue, le Pôle Accompagnement de la Communauté Etudiante, le Pôle Outils Numériques Etudiant et le Pôle International.

Ce dernier soutient le développement de partenariats internationaux de formation en accompagnant les départements de formation dans la mise en œuvre de partenariats internationaux, et assure la promotion et le suivi de la mobilité étudiante. Ce pôle est constitué de deux bureaux : Bureau Projets et Partenariats Internationaux et Bureau de la Mobilité Internationale.

Le Bureau de la Mobilité Internationale est en charge de l’accueil et de la gestion de la mobilité étudiante, entrante et sortante, de la mobilité des personnels, reposant sur des accords interuniversitaires et de programmes spécifiques. Ce bureau crée les accords bilatéraux Erasmus+, gère les dossiers de mobilité, des logements, l’accueil et des aides financières à la mobilité.

Le bureau travaille en lien étroit avec le Décanat ainsi qu’avec les pôles de la direction, les directions internationales du niveau interfacultaire, les départements de formation, les bureaux des relations internationales des deux autres facultés, les opérateurs financiers ainsi qu’avec les universités étrangères partenaires.

Il met en place des actions de promotion de la mobilité et développe pour ce faire des outils de communication.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie - 4, place Jussieu, 75005 Paris