Postée il y a 11 heures
Activités et tâches principales du poste :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
• Accueillir le public sur place ou par téléphone
• Renseigner le public sur place ou par téléphone
• Recevoir, filtrer et orienter les appels
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau…)
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité :
• Assurer le secrétariat du Directeur (gestion des appels, des courriers, des réunions, des prises de RDV, des notes…)
• Rédiger les réponses aux courriers réceptionnées
• Gérer les réservations, tenir le planning des salles de la collectivité et coordonner leur occupation (propreté, ouverture, besoins matériels, fermeture…)
• Transmettre au service financier les éléments financiers liés à la location des salles
• Organiser la planification des véhicules de la collectivité (disponibilité, hiérarchisation, gestion des clefs, de l’entretien..)
• Assurer la commande des matériels, produits d’entretien et de bureautique
• Consultation et commandes des EPI
• Délégué désigné à la protection des données – R.G.P.D. (mise en place de bonnes pratiques informatiques, des bases légales du traitement de données
• Gérer le courrier et diffuser l’information, la documentation ainsi que les réunions formelles de la collectivité
• Réceptionner, distribuer et expédier les courriers postaux et électroniques
• Répondre, en lien avec les chefs de services et le directeur, aux courriers arrivant sur le site internet
• Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée »
• Préparer les réunions formelles du Syndicat (Bureaux, Comités Syndicaux, C.S.T., Commissions…) en lien avec le responsable administratif
• Accompagner la préparation des délibérations et documents nécessaires aux réunions précitées
• Etre présent(e) aux différentes réunions formelles du Syndicat, coordonner les listes d’émargement, les pouvoirs et contribuer à la rédaction des comptes rendus
• Tenir les registres des délibérations
• Classer et archiver les dossiers des communes adhérentes au Sictom
• Taper et rédiger des courriers et des notes de service
• Afficher et diffuser l'information
• Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
• Organiser le planning d’été des saisonniers + réponses à leur demande d’embauche
• Gérer les demandes des gardiens de déchetteries en l’absence du réfèrent / Faire les déclarations d’enlèvement des différentes filières
• Participation aux missions de communication
• Gérer les relations administratives avec la structure départementale (SMD3)
• Réceptionner les appels et les demandes
• Traiter les questions administratives avec les services compétents
• Faire la liaison entre les deux structures Sictom du Périgord Noir / SMD3.
Exigences requises :
• Compétences techniques avancées:
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Très bonne maitrise du français (orthographe, grammaire)
- Disposer d’une large expérience dans ce type de poste.
• Compétences relationnelles :
- Etre accueillant(e)
- Maîtriser les techniques de communication.
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Etre organisé(e) rigoureux.se et méthodique.
- Etre patient(e) et discret(e).
Missions du poste :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation
• Assurer le secrétariat du Directeur et la rédaction des courriers
• Organiser la planification du parc des véhicules de service dans le cadre des déplacements du personnel / organiser la planification des réservations des salles de réunion
• Coordonner l’entretien des locaux administratifs et techniques du Syndicat
• Gérer l’organisation des différentes réunions formelles du Syndicat (bureaux, comités, commissions…)
• Gérer les relations administratives avec la structure départementale (SMD3)